Cobrar mensalidades dos pais pode ser uma tarefa bem difícil para muitos funcionários da secretaria, mas é necessária para manter tudo em ordem nas escolas particulares. Para tornar esse momento de cobrança mais fácil, a escola pode adotar estratégias de cobranças, separamos 5 dicas de como abordar e facilitar essa tarefa.

1- Tenha um documento padrão para combater os atrasos

Antes de iniciar a cobrança, é necessário criar um documento padrão descritivo e com informações claras de como se deve abordar os pais inadimplentes. Crie um passo passo simples que seu funcionário da secretaria possa utilizar, observe um exemplo abaixo de como poderia proceder uma cobrança de mensalidade:

-Primeiro realize uma ligação para saber o motivo do atraso do pagamento, é muito comum os pais esquecerem da fatura, então, nesses casos, a fatura já pode ser paga no mesmo dia;

-Além disso, nesta ligação, é necessário que você estabeleça uma data limite para os pais realizarem o pagamento;

-Depois, no próximo dia, você pode enviar um email ou mensagem no WhastApp lembrando-o sobre o pagamento.

Essas etapas são essenciais para diminuir e combater a inadimplência em sua escola, essas ligações podem acontecer após uma semana da data de vencimento das mensalidades com o objetivo de sempre lembrar os pais de realizarem o pagamento.

2- Registre todas as conversas realizadas

Durante a conversa com os pais, faça uma anotação das partes mais relevantes para não se esquecer dos assuntos discutidos. Registre a data e hora em um documento, como o Word ou planilha do Excel, esses dados são importantes para os funcionários da secretaria acompanharem o status da negociação da dívida. Com um aplicativo de gestão escolar você consegue realizar todas essas anotações, e ainda consegue enviar email de cobranças para os pais inadimplentes de maneira rápida e eficaz.

3- Utilize canais de comunicação eficazes

Sempre tenha canais de comunicação acessíveis, ou seja, tenha atendentes que possam atender os pais com cordialidade para esclarecer todas as dúvidas sobre o atraso de mensalidades. Evite deixar os pais em espera na linha telefônica, esses comportamentos podem gerar incômodos na maioria dos casos, então automatize esse atendimento.

4- Humanize a negociação das dívidas

Ao realizar uma determinada cobrança, é crucial demonstrar empatia por aquela situação indesejada, nesses momentos, você deve entender o motivo do atraso e mostrar caminhos acessíveis para solucioná-los o mais rápido possível. Procure sempre valorizar a jornada dele em sua instituição, e mostre que a presença do filho dele é importante para a escola.

5- Ofereça formas de pagamentos acessíveis para as famílias

Além de demonstrar empatia no momento da cobrança, você também deve oferecer diferentes formas de pagamentos para os pais inadimplentes:

-Desconto no pagamento à vista;

-Parcelamento da dívida;

-Redução dos juros;

-Mudança na data de vencimento para uma data mais acessível para os pais.

No momento da cobrança, você deve ter em mente todos os impactos que essa negociação pode acarretar em sua instituição, sempre procure oferecer um meio de pagamento que possa ser benéfico para ambos os lados.