O software de gestão escolar é uma ferramenta poderosa capaz de transformar a maneira como se gerencia uma instituição de ensino. Afinal, ao adotar essa tecnologia, se otimiza os processos operacionais, se aprimora a qualidade dos serviços prestados e aumenta a eficácia financeira.

Assim, independentemente do porte da escola – pequena, média ou grande – é possível se beneficiar das poderosas funcionalidades de um ERP de ponta.

Confira no post de hoje, as razões pelas quais toda escola deveria se equipar com um sistema de gestão informatizado. Aproveite a leitura.

Como um software de gestão escolar pode ajudar a sua escola?

1. Arquivamento de dados eficaz

Muitas escolas dedicam a maior parte de seu tempo na gestão de processos utilizando papel e planilhas. Contudo, com o passar dos anos, as instituições se deparam com um crescente volume de dados, o que torna desafiador manter um sistema de arquivamento bem-organizado.

Sem considerar que esses dados terão que ser copiados para vários locais para evitar que sejam perdidos apenas porque um computador ou disco rígido falhou. No entanto, com um sistema de gestão em nuvem escolar, os dados inseridos ao longo do tempo estarão sempre à disposição da administração, arquivados de forma totalmente segura. 

Além disso, as informações são mantidas de forma estruturada para que possam ser utilizadas a qualquer momento, por exemplo, para consultar o histórico dos alunos, para realizar estatísticas comparativas entre anos escolares ou para enviar comunicações e promoções.

2. Maior eficiência organizacional

Sabe-se que a gestão das aulas e turmas de uma escola, principalmente no início do ano, é uma atividade complexa, que deve levar em consideração diversos fatores: a disponibilidade de salas de aula e professores, as solicitações dos alunos. 

Reunir tudo às vezes pode ser difícil e consumir muito tempo e energia; e é aqui que um software de gestão escolar pode dar um grande apoio no planeamento das matrículas. 

E mesmo durante o ano letivo, no decorrer regular das aulas, o software permite uma melhor organização para ajustar o cronograma das aulas, acompanhar a frequência dos alunos e manter tanto os estudantes quanto os responsáveis atualizados por meio de notificações automáticas.

3. Notificações automáticas

Na esfera da educação, a necessidade constante de inovação é evidente. Assim, a implementação de um sistema de gestão escolar atua conectando integralmente a instituição com os pais, alunos e professores. Tal integração proporciona uma série de benefícios, como:

• capacidade de enviar recados personalizados e rastrear quem os visualizou, facilitando a comunicação entre todas as partes envolvidas;

• o sistema possibilita a realização de cobranças de forma periódica;

• as notificações instantâneas enviadas para dispositivos móveis mantêm todos os interessados informados sobre eventos importantes, datas de provas, reuniões e outras atividades escolares.

Leia também: 8 Dicas para melhorar o planejamento escolar em 2024

4. Eficiência financeira 

De fato, o aspecto financeiro afeta diretamente a viabilidade e capacidade de oferecer serviços educacionais de qualidade – sendo a inadimplência é uma preocupação constante, podendo impactar negativamente as operações da instituição. 

Mas, com um sistema ERP para a escola é possível: 

• ter um registro e a organização de contratos com alunos, professores, fornecedores e outros envolvidos nas operações escolares;

• gerar e administrar boletos bancários de forma integrada, simplificando o processo de pagamento para os pais e responsáveis;

• registrar e monitorar todas as despesas da escola, fornecendo insights valiosos para uma gestão financeira mais eficiente;

• acompanhamento detalhado de todas as transações financeiras realizadas pela instituição;

• identificar de maneira ágil e precisa os alunos ou responsáveis que estão em situação de inadimplência, facilitando a tomada de medidas para regularização.

5. Tomada de decisão informada

Os líderes escolares ao utilizar dados detalhados e análises robustas para embasar suas escolhas, adquirem uma compreensão mais profunda das necessidades e desafios enfrentados pela escola, pelos alunos e pela equipe educacional.

Ao acessar informações precisas, se identifica áreas específicas de melhoria e implementa-se intervenções direcionadas – o que pode incluir a introdução de programas educacionais adicionais, a oferta de suporte individualizado para alunos com dificuldades acadêmicas e a alocação de recursos de forma mais adequada, por exemplo.

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