Para que uma instituição de ensino possa garantir a todos os seus estudantes e famílias envolvidas uma educação de qualidade, é necessário que haja um gerenciamento das finanças da escola eficiente. É preciso atuar com inteligência, com as devidas estratégias de atuação para obter os melhores resultados.

A princípio, há uma necessidade de se organizar financeiramente, para que haja o funcionamento adequado da escola. Neste sentido, é importante que se faça um planejamento e organização dos recursos financeiros, sabendo onde aplicá-los, de acordo com as necessidades da instituição de ensino e dos alunos.

O controle das finanças é parte importante, relacionada aos processos e operações no dia a dia de uma escola, e deve ser considerada uma das prioridades dos gestores escolares. O ideal é que haja uma organização dos recursos financeiros competente, para que não haja prejuízos e problemas relacionados.

Deve-se tomar certos cuidados no gerenciamento das finanças de uma instituição de ensino para que ela não sofra os efeitos da falta de dinheiro. Ademais, é preciso ter um capital de giro para que haja recursos financeiros no caixa da escola, em caso de alguma adversidade, necessidade de investimentos e sua sustentabilidade.     

Planejamento estratégico

O gerenciamento dos recursos financeiros de uma escola não deve ser realizado de maneira isolada. É necessário que haja um planejamento estratégico dos mesmos, de acordo com os objetivos da instituição de ensino. Deve-se, neste sentido, direcionar  dinheiro para atingir essas metas, a curto, médio e longo prazo.

É o setor financeiro da instituição de ensino o responsável por estabelecer e gerenciar o orçamento da escola. Sendo assim, é preciso fazer uma previsão eficaz sobre as receitas e despesas, em busca de se ter uma maior segurança nas atividades rotineiras, sem que haja falta de dinheiro em determinado momento.

Em relação às receitas, o ideal é que se observe todas as fontes de recursos financeiros, como por exemplo, as mensalidades dos alunos, doações, aquisição de produtos e serviços, entre outros. Aliás, elas são fundamentais para o amplo funcionamento de uma escola, impactando diretamente na qualidade do ensino.

Já em relação às despesas, também é de responsabilidade do setor financeiro da instituição de ensino, como o salário dos funcionários e colaboradores da escola, suprimentos educacionais, manutenção das instalações e da estrutura física da mesma, além das contas relacionadas aos serviços públicos. 

Acompanhamento de contas

Para que a escola tenha bons resultados, é imprescindível que se faça um acompanhamento de contas diário, através de um controle rigoroso das finanças. Como falado anteriormente, deve-se monitorar as receitas, despesas, pagamento dos professores, etc. Organizar os recursos garante a sua saúde financeira.

Uma questão que deve ser observada, é a possibilidade de o setor financeiro da escola desenvolver uma planilha sobre o controle de seu fluxo de caixa. Em síntese, ele registra a entrada e saída de recursos financeiros, desde a folha de pagamento, até o recebimento das mensalidades. Ele possibilita obter uma melhor visão da situação financeira da instituição de ensino.

Dessa maneira, a planilha de contas a pagar também pode ser utilizada de forma estratégica, visto que auxilia no gerenciamento do pagamento a fornecedores, manutenção das instalações, e despesas necessárias para as atividades escolares. Com ela é possível ver as obrigações financeiras da escola e muito mais.

A escola pode ter um sistema de gestão financeira, que atua de maneira automatizada no acompanhamento de suas contas. Através dele, pode-se monitorar e analisar as finanças a qualquer momento, tornando mais fácil o controle dos recursos, e também na tomada de decisões do gestor escolar.            

Aspectos pedagógicos

É importante considerar no gerenciamento dos recursos financeiros de uma escola,  a necessidade de realizar investimentos relativos a aspectos pedagógicos, como o treinamento e atualização dos professores. Sendo assim, é preciso considerar a aquisição de equipamentos necessários às aulas, e a compra do material didático.

Além disso, a escola deve investir também em programas educacionais inovadores. Através de um ensino de qualidade, a instituição se destaca no mercado onde atua, conseguindo mais alunos e um aumento considerável em sua receita. Desse modo, é necessário a aquisição de livros, apostilas, recursos digitais, entre outros.

A compra de materiais de qualidade traz uma melhor experiência educacional que reflete diretamente no aprendizado dos estudantes da escola, trazendo inúmeros benefícios, como o sucesso acadêmico dos alunos. Os professores precisam estar preparados, treinados e capazes de enfrentar qualquer desafio.

É interessante também realizar investimentos relacionados a programas extracurriculares e atividades culturais, fora da sala de aula. Enfim, a escola pode organizar viagens e excursões a centros históricos, museus, clubes, ec. Eventos esportivos possuem um papel de extrema importância para os estudantes da instituição de ensino.            

Inadimplência

Para que a escola tenha sucesso no gerenciamento de suas finanças, ela deve ter um controle sobre a inadimplência. Neste caso, é preciso que sejam implementadas estratégias para combatê-la efetivamente. Pode ser necessário em algumas ocasiões, realizar a negociação de pagamentos com a família dos alunos.

É preciso observar que a escola enfrenta inúmeros desafios em seu dia a dia e a inadimplência é um deles. A instituição de educação pode atuar de vários modos, como a cobranças por telefone alguns dias depois do atraso de pagamento, através de uma abordagem diplomática, e incentivando o pagamento pontual.

Neste cenário, a escola pode oferecer uma série de vantagens para as famílias que pagam a mensalidade escolar em dia. Ela deve ter um cadastro atualizado contendo informações de todos os seus clientes, já que isso irá tornar mais simples a cobrança e realizar a recuperação de dívidas, se necessário.

Analogamente, é preciso que se gerencie efetivamente as cobranças, o que pode ser feito através de ferramentas automatizadas. É uma maneira de realizar um acompanhamento qualificado e evitar atrasos de pagamento prolongados. Felizmente, com a tecnologia atual, é possível fazer isso de maneira prática e ágil. 

Setor de cobranças

Para que haja um maior controle sobre a inadimplência em uma escola, é necessário que seja implementado um setor de cobranças eficiente. Vale ressaltar que é bastante comum o atraso de pagamentos de mensalidades, e a instituição de ensino precisa atuar diretamente na sua redução para ter bons resultados.

Deve-se agir de forma a garantir a quitação dos pagamentos mensais, para que a escola não saia em prejuízo. Existem diversos motivos para uma pessoa estar inadimplente e devem ser considerados. É importante que o devedor quite seus débitos e que continue a ser um cliente da instituição de ensino.

O método de cobrança deve estar de acordo com o Código de Defesa do Consumidor, sendo proibida a exposição do devedor ao ridículo, ameaçá-lo, ou colocá-lo em uma posição de constrangimento. O setor de cobranças deve ser bem organizado, considerando a sua importância dentro da escola.     

Fluxo de caixa

A escola deve considerar a organização de um fluxo de caixa eficiente e saudável para garantir bons resultados. Dessa forma, é necessário que as receitas e despesas estejam em equilíbrio. Os déficits devem ser evitados para que haja uma continuidade das atividades escolares, ou seja, é preciso se organizar para evitar possíveis prejuízos à frente da instituição de ensino.

O fluxo de caixa é um indicador necessário, que exerce um impacto significativo  no planejamento financeiro da escola. Deve haver um controle diário do mesmo, já que torna possível avaliar a saúde financeira da instituição de ensino. É preciso fazer também um balanço mensal e anual, dos custos e ganhos relacionados.

Com informações importantes em mãos, o gestor escolar poderá tomar decisões corretas, estratégicas, para colher bons resultados à frente da instituição educacional. Ele poderá então otimizar os recursos financeiros, prever recebimentos futuros, e evitar contrair dívidas desnecessárias, com grandes resultados.

Reserva financeira

Ter uma boa reserva financeira permite a instituição de ensino realizar investimentos em diversas ocasiões, como, por exemplo, em reparos da infraestrutura da escola, no pagamento de atualização e capacitação de professores, entre outros. Ela também pode ser utilizada em casos de emergências.

A reserva financeira proporciona à escola uma certa estabilidade e sustentabilidade. Ela pode ser utilizada em situações de imprevisto, que permite à instituição de ensino atuar em emergências como na substituição de equipamentos. A receita da escola pode variar devido à inadimplência e um colchão financeiro pode ajudar.

Desse modo, a reserva financeira pode ser utilizada em momentos em que a escola está com uma baixa receita, permitindo a ela continuar com as suas atividades sem maiores problemas. Vale ressaltar que pode haver queda no número de matrículas em um determinado período, por conta de problemas econômicos e outros fatores.

Com dinheiro em caixa, o gestor escolar pode então realizar uma série de investimentos estratégicos. Ele poderá adquirir novos materiais didáticos, atualizar os equipamentos e as tecnologias presentes na escola, treinar seu corpo docente, ou ainda, realizar melhorias na infraestrutura da instituição educacional.

Importância do controle financeiro            

Para que se possa gerenciar as finanças de uma escola de maneira efetiva, é necessário observar a importância de um maior controle financeiro. É preciso que se organize os recursos e que se faça um planejamento sobre a utilização dos mesmos. Também é importante que se faça uma análise relacionada.

Através de um maior controle financeiro, pode-se evitar desperdícios e prejuízos inerentes às atividades em uma instituição de ensino. O ideal é que se busque por realizar ações que garantam efetivamente, um maior equilíbrio entre as entradas e saídas de recursos financeiros, fomentando a qualidade do ensino na escola.

O controle financeiro traz inúmeros benefícios para a instituição de ensino, como o aumento da previsibilidade, e visão clara das finanças. Sendo assim, é possível se preparar para o futuro, realizar investimentos e melhorias de infraestrutura. Ele auxilia na tomada de decisões estratégicas, com uma série de benefícios: a curto, médio e longo prazos.

Podemos citar como exemplo de benefícios à instituição de ensino:

• Tranquilidade na gestão escolar
• Controle de gastos desnecessários
• Planejamento de projetos
• Acompanhamento sobre Retorno de Investimentos (ROI)
• Definição do preço de venda
• Identificação de necessidades da escola
• Planejamento e previsão do futuro financeiro

Desafios da gestão financeira da escola

Em síntese, não é fácil gerenciar as finanças de uma instituição de ensino, existem diversos desafios a serem superados. O setor financeiro da escola deve ficar atento e estabelecer estratégias eficientes de atuação, organizando os recursos disponíveis para aplicá-los quando há necessidade. 

A instituição de ensino, enfrenta flutuação sazonais de receitas e de despesas. Podemos citar como exemplo, o número de matrículas no início do ano letivo, pagamento de mensalidades, gastos efetivos com material escolar, além de acontecimentos específicos, como festas, excursões, eventos esportivos, etc.

Para que a gestão escolar seja eficiente, é necessário que se estabeleça um Projeto Político Pedagógico (PPP). Através dele é possível orientar determinadas ações, e influencia diretamente o planejamento financeiro. É um desafio alocar recursos seguindo as suas diretrizes, mas trás inúmeros benefícios.

O controle da inadimplência, como falado anteriormente, também é um desafio, sendo necessário realizar acordos, lembretes e políticas de cobranças. É preciso haver uma maior transparência na prestação de contas. A família dos estudantes deve estar a par de como os recursos financeiros são utilizados.

Redução de custos na escola

Para que a escola tenha sucesso na sua gestão financeira, é preciso que se dê a atenção necessária à redução de custos, mesmo se não houver problemas de capital de giro. Deve-se examinar os gastos desnecessários dentro de uma instituição de ensino, e, se possível, encontrar maneiras de abrir mão deles.

O setor financeiro da escola precisa verificar os gastos secundários, analisá-los, em busca de uma redução nos custos operacionais. Essa é uma maneira de garantir maior dinheiro em caixa, protegendo-a de imprevistos, como uma crise financeira. Essa prática permite a criação de uma reserva financeira no futuro.

A redução de custos deve ser feita com cuidado, para que não haja uma perda na qualidade do ensino da escola. Essa é uma prestação de serviço bastante delicada e de grande responsabilidade. Os cortes devem ser feitos de maneira estratégica, pensando sempre no bem dos alunos, e no seu desenvolvimento educacional.

Em conclusão, podemos citar como corte de custos o consumo de papel e de energia elétrica de impressoras, uso da água na escola, utilização da energia elétrica, controle de despesas, entre outros. A economia desses custos secundários pode trazer resultados positivos nas finanças da escola e devem ser considerados.