Quando falamos sobre a importância da secretaria escolar, logo nos vem à mente o atendimento que o setor faz, mas será que as tarefas se restringem a atender pais e alunos? Saiba mais a seguir e descubra como facilitar a rotina de um dos setores mais importantes da sua escola.

O que é importância da secretaria escolar

A importância da secretaria escolar é percebida pela atividade deste setor multitarefas, que ajuda sua escola a se tornar mais organizada, segura, eficiente e agradável. É um dos mais importantes da instituição, pois sem ele a escola não teria uma estrutura eficiente para a execução das aulas.

Qual é a importância do departamento?

Se você se pergunta sobre a importância da secretaria escolar, saiba que sem ela a escola não funcionaria. Saiba a seguir o que os profissionais que trabalham na secretaria executam e entenda mais sobre a rotina deles.

Atendimento

Primeiramente, é o departamento que atende aos pais, alunos e administração, recepcionando, atendendo telefonemas, respondendo a e-mails e, em alguns casos, sendo responsável pela gestão da presença online da instituição nas redes sociais.

Registro e Documentação:

A secretaria é o setor responsável pelo registro e arquivamento de registros físicos e/ou gerenciamento de registros eletrônicos, garantindo que estejam organizados e sempre à mão quando solicitados. Eles arquivam históricos, registros de presença, entre outros documentos essenciais para o funcionamento da instituição.

Matrículas e documentos

Quando os pais procuram a escola para realizar a matrícula, é a secretaria o setor responsável por atender o pedido. O funcionário colhe os dados, preenche os formulários e instrui o responsável sobre o que ele precisa saber no início do período letivo. Além disso, é quem disponibiliza a documentação em caso de transferências para outras instituições ou trancamento de matrículas.

Melhor comunicação

É o setor que entra em contato com os pais quando algo acontece com o aluno, ou para avisar sobre a necessidade de comparecimento na escola. Além disso, quando os pais precisam de ajuda com problemas escolares, geralmente o setor acionado é a própria secretaria.

Gestão financeira

A secretaria da escola também ajuda no envio de boletos, negociação de débitos, recebimento de mensalidades, pagamentos de contas da escola e emissão de notas fiscais quando necessário. Em instituições maiores, geralmente a instituição divide o setor e cria uma tesouraria ou contabilidade para lidar com as finanças.

Conformidade regulatória

Seria a função de auxiliar a escola a estar conforme a legislação vigente por meio de geração de relatórios específicos para órgãos governamentais e a criação de políticas e normas a serem cumpridas dentro da sua instituição.

Gestão de recursos humanos

Em alguns casos, a secretaria é responsável por guardar e organizar as informações referentes aos professores e demais funcionários que trabalham na escola, a menos que exista um departamento exclusivo de Recursos Humanos na instituição.

Suporte ao processo de avaliação

Muitas vezes, a secretaria é responsável pelo lançamento de notas no sistema, organização das datas das provas e salas de aulas para avaliações. Além disso, ajuda na elaboração do Projeto Político Pedagógico (PPP) da escola, responsável pela gestão administrativa da escola.

Melhoria da cultura escolar

A importância da secretaria escolar também inclui contribuir com a melhoria da cultura escolar, uma vez que lida diretamente com professores e alunos, promovendo uma melhor interação no ambiente escolar e acolhendo alunos quando ocorrem problemas.

Quais são os maiores desafios do setor?

Diante de tantas funções desempenhadas, entenda a seguir quais são os desafios mais frequentes vividos pelos profissionais que trabalham na secretaria escolar.

Atendimento

Lidar com pessoas é sempre um desafio. As demandas e as personalidades são bastante variadas, sendo necessário muito jogo de cintura para lidar com a situação e resolver conflitos que possam ocorrer. São elas quem mantêm a comunicação com os pais.

Gerenciar crises

Em caso de acidentes, emergências e imprevistos, a secretaria escolar está na linha de frente para resolver a situação da melhor forma possível, com eficiência e muita responsabilidade. Afinal, a escola é onde os pais confiam seus filhos, esperando que estejam protegidos.

Confidencialidade

Ao lidar com pessoas, a escola está sempre sujeita a lidar com particularidades e informações sensíveis de alunos, então é preciso muita discrição e sabedoria ao lidar com os dados pessoais, impedindo que caiam nas mãos de terceiros.

Burocracia

Muitos papéis, muitas tarefas, muitos registros, muitas pessoas solicitando serviço: tudo resulta em burocracia, lentidão e desorganização, que, se não forem bem gerenciados, podem atrapalhar o desempenho escolar.

Tecnologia

Principalmente quando a tecnologia não é suficiente, muito básica ou quando o sistema escolar é ineficiente. É preciso ter em mente que quanto mais automatizados e simplificados forem os registros, mais fácil será o dia a dia desses profissionais.

Como um software auxilia sua secretaria?

Após entender que a secretaria é responsável por tantas funções diversas e importantes para a instituição, saiba que um sistema automatizado é capaz de ajudar seus profissionais da secretaria com:

• Enviar mensagens e lembretes para os pais
• Auxiliar no gerenciamento de dados
• Facilitar o lançamento das notas fiscais
• Facilitar o processo de matrícula escolar
• Emitir históricos escolares dos alunos e realizar o trancamento da matrícula
• Auxiliar na identificação de inadimplentes para contato
• Facilitar a emissão de boletos e o recebimento de valores por outros métodos
• Auxiliar na negociação de valores vencidos ou a vencer, ajudando a resolver a inadimplência
• Intermediar o contato dos pais com os professores e dos alunos com a diretoria
• Prestar informações aos gestores da escola, emitindo relatórios e oferecendo documentos.

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Além de ajudar na gestão da instituição escolar como um todo, nosso software de gestão também pode auxiliar este setor nas atividades diárias e rotinas administrativas. Dada a importância da secretaria escolar, não adianta manter este setor sem automatização.

É por isso que nosso objetivo é tornar sua escola ainda melhor, promovendo a melhoria de suas rotinas por meio da implementação de novas tecnologias eficientes, que proporcionam maior facilidade, qualidade e agilidade na execução das tarefas desempenhadas.